Santral
Santral, bir WhatsApp numarası hakkında iki soruyu cevaplar: ne zaman yanıtlanır ve yanıtlanmadığı saatlerde gelen aramalara ne olur.
Ayarlar → Kanallar → (WhatsApp numaranız) → Santral yolundan açılır.
Çalışma saatleri
Saat dilimini seçin, arama yanıtladığınız günleri işaretleyin ve saatleri girin. Bu saatlerin dışında kimsenin telefonu çalmaz.
- Açılış saati dahildir, kapanış saati değildir: 09:00–18:00, 17:59'daki aramayı yanıtlar, 18:00'dakini yanıtlamaz.
- Gece vardiyası doğal biçimde yazılır — 22:00–06:00 gece yarısını aşar.
- Tatiller ve özel günler o tarihin saatlerini tamamen değiştirir. Tatil için Tüm gün kapalı işaretleyin ya da o güne kendi kısa saatlerini verin.
- Hiç açık günü olmayan bir program uygulanmaz; yarım kalmış bir form numaranızı sonsuza dek kapatamaz.
Saatlerinizi ConnectWiz'in kendisi uygular. Bu bilinçli bir tercihtir: WhatsApp bir program değişikliğini müşteri telefonlarına yansıtmak için yedi güne kadar zaman alıyor, kendi ayarları Meta'nın arama incelemesine bağlı ve arama düğmesi size ulaşmanın tek yolu değil. WhatsApp ne gösterirse göstersin, kararı burada girdiğiniz saatler verir.
Çalışma alanınız mesai saatlerini kullandığında
Çalışma alanınızın saatleri mesai saatleri düzeylerine taşındıktan sonra santral kendi takvimini tutmaz: hat, kanalın mesai saatleri (kendi saati, yoksa sahibinin, departmanının ya da şirketin) açık dediğinde açıktır. Santral bu saatleri salt okunur gösterir ve yalnız kendine ait olanı tutar — saatlerin uygulanıp uygulanmadığı ve mesai dışında gelen aramaya ne olacağı. Saatlerin kendisini kanalın mesai saatlerinden değiştirin.
Saatleri WhatsApp'ta göstermek
Bu saatleri WhatsApp'ta göster anahtarı, aynı programı WhatsApp'ın kendi arama saatlerine yansıtır; müşteri daha aramadan "kapalı" ibaresini görür.
Bu bir yansımadır, kaynak değil. WhatsApp kabul etmezse — bekleyen inceleme, arama saatleriyle bir arada olamayan sesli mesaj — programınız yine kaydedilmiş ve yürürlüktedir; panel de yansımanın gerçekleşmediğini açıkça söyler.
Kapalıyken arama geldiğinde
Üç seçenekten biri:
Arayanı karşıla ve aramayı bitir. ConnectWiz aramayı yanıtlar, sizin kaydettiğiniz karşılama anonsunu çalar ve kapatır. Hiçbir şey kaydedilmez, kimsenin telefonu çalmaz. Anonsu ayarın altındaki kutuya yazın — belirli tarih yazmayın; cümle bir kez seslendirilip tekrar tekrar kullanılır.
Anonsun çalınabilmesi için önce seslendirilmiş olması gerekir. Çalışma alanınızda AI sağlayıcı anahtarı yoksa panel metnin altında uyarı gösterir ve mesai dışı arama karşılanmak yerine reddedilir — arayanın duymadığı bir mesajı duymuş gibi göstermeyiz.
Reddet; WhatsApp sesli mesajı devralsın. WhatsApp'ın kendi sesli mesajını tetikleyen şey bu reddetmedir; sesli mesajı Arama ayarları altında tanımlarsınız. Numarada sesli mesaj yoksa ConnectWiz karşılama anonsuna döner — sessizliğe reddetmek sesli mesaj değildir.
Yine de çal. Ekibiniz her zamanki gibi çalar; program yalnızca raporda aramayı mesai dışı olarak işaretler.
Hangisini seçerseniz seçin, arama müşterinin konuşmasına bir notla düşer; yani geri aranmak üzere gelen kutunuzdadır. Ayrıca yazılı mesaj gönder açık kalırsa arayana ne zaman açılacağınızı söyleyen bir sohbet mesajı da gider.
Bekleme kuyruğu
Aramayı alabilecek tüm ajanlar zaten görüşmedeyse, gelen arama kuyrukta yer alır.
- Arama yine çalar — bekleyen-arama uyarısı olarak. Bu bir taviz değil: WhatsApp, dört cevapsız aramadan sonra numaranın arama iznini iptal ediyor; zili susturan bir kuyruk size numaranıza mal olurdu.
- Bir koltuk boşaldığında en uzun bekleyen müşteri çalınır ve zil, o anda gerçekten boş olan ajanlara gider.
- Azami bekleme süresi beklemeyi dürüstçe bitirir: süre dolunca arama bir açıklamayla kapanır ve geri aranmak üzere gelen kutusuna düşer. 50 saniyeyle sınırlıdır; çünkü WhatsApp cevapsız aramayı zaten o civarda kendisi bitiriyor.
Santral penceresi açıkken panel canlı kuyruğu gösterir — kaç kişi bekliyor, en uzun bekleme ne kadar ve sıra nasıl.
Bekleyen arayanın ne duyduğu, aramayı ConnectWiz'in açıp açmadığına bağlıdır. Karşılamadan ya da sesli menüden gelen arama zaten açılmıştır; beklerken beklet müziğinize alınabilir. Kimsenin açmadığı aramanın ise içine ses verilebilecek bir yolu yoktur ve arayan kendi zil sesini duyar — sırf müzik çalmak için onu açmak, aramanın ne olduğunu değiştirirdi (açılmış, faturalanmış, zili gitmiş bir arama), bu yüzden yapılmıyor.
Beklemek yerine geri arama teklif etmek
Beklemek yerine geri arama teklif et anahtarını açın: azami bekleme dolmadan kısa süre önce arayana hâlâ meşgul olduğumuz söylenir ve geri aranmak için 1'e basması istenir.
- 1'e basmak geri aramayı oluşturur (Aramalar → Geri aramalar; kaçan arama takibindeki gibi şimdi zamanlı ve atanmamış), arayana teşekkür eder ve aramayı bitirir — bekleme süresinin onu keseceği andan dakikalar önce.
- Hiçbir şeye basılmazsa hiçbir şey değişmez: bekleme kendi süresine kadar sürer ve bugünkü gibi sonlanır.
- Tek söz, iki değil. Teklifi kabul eden arayana ayrıca kaçan arama mesajı gönderilmez — az önce sesli olarak söylendi zaten.
- Beklet müziğiniz bozulmaz: teklif müziği duraklatır, çalar ve müzik kendiliğinden geri gelir.
- Teklif yalnız ConnectWiz'in açtığı aramalara (karşılama ya da sesli menü) yapılabilir — WhatsApp'ta hâlâ çalan aramanın konuşulabilecek bir ses yolu yok.
Teklif, hem bekleyen aramaya konuşabilen hem de arayanın tuşunu duyabilen bir kanal ister. Yapamayan kanalda anahtar pasif çizilir ve nedeni ekranda yazar: kimsenin kabul edemeyeceği bir teklif, hiç teklif etmemekten kötüdür — arayan 1'e basar ve yine de yüzüne kapatılır.
Kaçan aramadan sonra
Kaçan arama sizin tarafınızda gürültülü, müşterinin tarafında sessizdir. Temsilcilerinize bildirim gider, panodaki sayı kırmızıya döner, çağrı kaydına satır düşer — telefonu eline alan kişi ise hiçbir şey öğrenmez: duyulup duyulmadığını da, geri aranıp aranmayacağını da. Kaçan aramadan sonra başlığındaki iki anahtar bunun cevabı.
Müşteriye mesaj gönder. Aramanın geldiği konuşmaya bir yanıt. Metni boş bırakırsanız bizimki kullanılır; dilerseniz her dil için kendi metninizi yazarsınız.
- Arama başına bir kez ve aynı müşteriye on beş dakikada en fazla bir kez. Bir dakika içinde dört kez arayan kişi dört değil bir yanıt alır.
- Mesai dışı takvimi aramayı zaten karşıladıysa gönderilmez — o yolun kendi mesajı vardır ve içinde açılış saatiniz yazar.
- Telefon hattında sunulmaz: yalnızca ses taşıyan bir numarada mesajın ulaşacağı bir sohbet kanalı yoktur.
Geri-arama kuyruğuna ekle. Arama, geri arama listesinde (Aramalar → Geri aramalar) bir satıra dönüşür; hemen ya da belirlediğiniz gecikmeden sonra vadesi gelir.
- Bilinçli olarak kimseye atanmaz. Telefonu çalan temsilci, zaten cevaplayamayan kişidir — başka bir görüşmede ya da dışarıda olabilir — ve takibi ona vermek, aramanın ikinci kez kaçırılma yoludur.
- Kuyrukta zaten bekleyen müşteri ikinci kez eklenmez; art arda arama dört değil tek bir söz olur.
- Hiçbir şey kendiliğinden aramaz. Satır bir hatırlatmadır; aramayı bir insan başlatır.
İki anahtar da siz açana kadar kapalıdır. Otomatik mesaj da sizin adınıza gönderilen bir mesajdır — WhatsApp'ta numaranıza faturalanır ve müşteri onu sizin işletmeniz olarak okur.
Karşılama anonsu
Bazı numaralar menü değil, yalnızca bir selam ister: "Acme'yi aradığınız için teşekkürler, sizi bağlıyoruz" — ve ardından telefonlar her zamanki gibi çalsın. Karşılama tam olarak budur, kendi anahtarıyla.
- Arayana hiçbir şey sorulmaz. Tuş yok, menü yok, karar yok.
- Tek cümle yazın. Mesai içindeki her aramada, kimsenin telefonu çalmadan önce çalınır; her fazla kelime, arayanın bir insana ulaşmasından önce geçen süredir.
- Anonstan sonra arama ekibinizi olması gerektiği gibi çalar — aynı yönlendirme kuralı, aynı eskalasyon, aynı bekleme kuyruğu.
Karşılama ile sesli menü birbirinin alternatifidir. Menü arayanı zaten karşılar: menünün kendi metni karşılamanın ta kendisidir. Bu yüzden menü açıkken karşılama anahtarı, nedeni ekranda yazılı olarak pasif çizilir ve ikisini birden açık bırakacak bir kayıt reddedilir. Arayanı selamlayıp doğrudan bağlamak istiyorsanız menüyü kapatın.
Karşılanan aramayı biz açtığımız için arayan zil sesi duymayı bırakır — bu yüzden ekibinizin telefonları çalarken ConnectWiz konuşmayı sürdürür ("sizi bağlıyoruz"), tıpkı menü seçiminden sonra olduğu gibi. Kayıt ve kayıt anonsu değişmez: anons karşılamadan önce çalar; anonsunuz hiç üretilemiyorsa ve politikanız anonsu zorunlu kılıyorsa arama hiç açılmaz ve karşılama da çalışmaz.
Karşılama, sesli menüyle aynı köprü yeteneğini ister: bir ajan cevaplamadan önce aramaya anons çalabilmek. Bu yetenek yoksa anahtar nedeniyle birlikte pasif çizilir ve aramalar bugünkü gibi doğrudan ekibinizi çalar.
Arayan kaydedildiğini ne zaman öğrenir
Arayan, kaydedilmeden önce bilgilendirilmek zorunda ve ConnectWiz anons edemediği bir aramayı kaydetmez. Ne zaman bilgilendirileceği ise sizin kararınız — Kayıt anonsu ne zaman çalar ayarında:
- Arama cevaplanırken — varsayılan ve bugün her hattın yaptığı şey. Anons her şeyden önce çalar ve sesli menü dahil tüm arama kaydedilir.
- Konuşma başlayınca — anons, arayan bir temsilciye ya da asistanınıza ulaştığı anda çalar ve kayıt o anda başlar. Sesli menü ne anons edilir ne kaydedilir.
İkinci seçenek şunun için var: menü bir konuşma değildir. Çalışma saatlerinizi öğrenmek için 1'e basıp kapatan biri kimseyle konuşmamıştır; bunun için anons dinlemesi de, kaydının tutulması da hem tuhaf hem gereğinden fazla veridir.
İki yarım birlikte hareket eder, etmek zorunda: anonssuz kayıt yoktur. Anonsu ertelemek kaydı da erteler — menüde kapatan arayan hiç kaydedilmez ve "konuşma başlayınca" başlayan bir kayıtta menünün olmaması arıza değil, tasarımdır.
Anons herhangi bir sebeple çalınamazsa kayıt başlamaz, arayan yine bağlanır. Bunu kanalın kendi olay günlüğünde, olduğu aramanın yanında görürsünüz.
Bu, aramanın ortasında kayıt başlatabilen bir medya köprüsü ister. Sizinki başlatamıyorsa seçenek gerekçesiyle birlikte pasif görünür: öyle bir kurulumda bekleyen bir anons hiçbir şeyin kaydedilmemesi demek olurdu, o yüzden anons aramalar cevaplanırken çalmaya devam eder.
Sesli menü
Sesli menü arayana nereye gitmek istediğini sorar — "satış için 1'e, muhasebe için 2'ye basın" — ve yalnızca o ekibi çalar. Tek seviye, alt menü yok: dallanan bir ağaçta yolunu hatırlamak zorunda kalan arayan telefonu kapatır.
Sesli menü altından açın, arayanın duyacağı metni yazın ve tuşları eşleyin:
- Tuşlar. Her tuş için bir satır, her tuş için tek anlam. Bir tuş ya bir departmanı ya da herkesi çalar — her menünün ihtiyacı olan kaçış kapısı: şemanıza uymayan arayan yine bir insana ulaşır.
- Kimse tuşa basmazsa. Tuş takımı olmayan ya da kullanmayan arayanın gideceği departman (ya da herkes).
- Tuş bekleme. Menü bittiği andan itibaren sayılır. Sessiz geçen bir pencere — ya da tanımlamadığınız bir tuş — menüyü bir kez tekrar çalar; ikincisi aramayı varsayılan hedefinize gönderir, yani arayan asla ortada kalmaz.
Müşteriden önce siz duymak için Dinle'yi kullanın.
Arayan ne yaşar
Menü aramayı cevapladığı için arayan artık zil sesi duymaz. Bu yüzden seçim yapıldıktan sonra ConnectWiz konuşmaya devam eder — "sizi bağlıyoruz" — ve ekibinizin telefonları çalarken arayanı sessizlikte bırakmaz.
Çalışma saatleri önce gelir. Mesai dışında numara kapalıdır ve arayan mesai dışı cevabınızı alır; menü hiç çalışmaz. Bu bilinçlidir: seçenek sunup sonra boş bir ofisi çaldırmak, kapalı olduğunuzu söylemekten kötüdür.
Kayıt ve kayıt anonsu değişmez. Numara aramaları kaydediyorsa anons menüden önce çalar, yani kaydedilen arama yine bildirilmiş olur; kaydetmiyorsa menüden de hiçbir şey kaydedilmez.
Menüden geçen her tamamlanmış arama, gelen kutusundaki kartında tek satır gösterir — hangi tuşa basıldığı ve aramanın nereye gittiği.
Sesli menü, bir ajan cevaplamadan önce aramaya anons çalabilen bir medya köprüsü ister. Sizinki çalamıyorsa anahtar pasif kalır ve ConnectWiz bunu söyler: aramalar bugünkü gibi ekibinizi çalmaya devam eder, köprü güncellendiği gün menü çalışmaya başlar — hiçbir ayarı yeniden yapmanız gerekmez.